Adecuación de la publicidad, RR.PP. y e información comercial al subsistema externo

Publicidad: La publicidad se adecua al subsistema externo gracias a los mensajes de los productos y servicios que promocionan, para ello se basa en un estudio de mercado para averiguar sus necesidades y preferencias con el fin de no administrar mensajes que causen un rechazo por parte de el público.
Pero no solamente la publicidad emite mensajes por el simple hecho de vender, a la vez cumple una labor con la sociedad al igual que los medios de comunicación que es la para educar y motivar al público sobre cuestiones serias sin contenido comercial, tales como el sida, el ahorro de energía o la tala de árboles.
Los mensajes positivos son más agradables que los negativos es una premisa que debe tomarse en cuenta por ejemplo: una publicidad que habla de los perjuicios de fumar, las enfermedades que acarrea y mostrándonos a una persona enferma, no será del agrado de la gente y muy por el contrario no se tomara en cuenta.

Relaciones Públicas: Las relaciones públicas son las encargadas de gestionar todos los mensajes de una organización a sus públicos internos y externos con el fin de entablar una empatía que permita a la organización contar con el apoyo de estos en cualquier circunstancia en la que se desenvuelva la entidad. Para ello el fin último de las relaciones públicas es realizar actividades que refuercen la identidad de una organización (público interno de la organización) y así se pueda proyectar una imagen hacia el público externo.
Específicamente un área de relaciones públicas entabla comunicaciones con la prensa, con la comunidad, con las autoridades, entes públicos, organizaciones lucrativas, sin fines de lucro, culturales y todos aquellos sistemas organizados los cuales portan opinión pública que puede afectar de alguna manera las actividades y por ende los objetivos de nuestra organización; en la cual se proyecta imagen corporativa de nuestra empresa.

Información comercial: Esta debe emitirse con el fin de dar a conocer como ha sido el avance de nuestras ventas en cuanto a productos o bien a servicios. Esta información no debe ser parcializada o sea, no se debe pensar que solo empresarios o profesionales serán los únicos que emplearán esta información, ya que nos encontramos en una era en la que la información debe estar al alcance de todos. Para ello se debe tener información tanto para las personas especializadas en el tema(informaciones con términos técnicos y científicos) y para aquellas personas que no conocen mucho(información sencilla pero completa, sin muchos tecnicismos).

El plan de crisis

Los efectos de una crisis pueden oscilar dentro de un amplio margen que va desde el descrédito más absoluto de la organización a la superación de la misma hasta el punto de obtener, gracias a ella, mayores ventajas competitivas si se resuelve positivamente.
Podemos asegurar que la resultante en términos de imagen corporativa de cada crisis tiene mucho que ver con el modo como se gestiona la misma.
El objetivo debe ser prever los imprevistos a través del desarrollo de planes de contingencia que incluyan el área comunicacional, con un comité de crisis listo para reunirse a cualquier hora. Adicionalmente los gerentes deben estar preparados para dar la cara a los medios.
Podemos afirmar que “no es la crisis la que causa la caída potencial de la compañía sino el mal manejo de la misma”

Plan de Crisis

Es el plan diseñado para aminorar los efectos que produce la crisis en cualquier organización, esta contiene una serie de medidas de sentido común. Cada una de estas medidas deben de responder a cuestiones tan elementales como:

· ¿Cuáles son los proveedores o servicios externos que pueden ser necesarios?
· ¿Qué papel debe ocupar el departamento de RR.PP. o Comunicación ante la crisis?
· ¿Cómo se puede contactar con los directivos fuera de la jornada habitual?, etc.

En general se puede señalar que todo plan de crisis debe contener las actividades principales a seguir antes, durante y después de finalizada la crisis.
En este sentido, el documento debe recoger cada una de las supuestas crisis a las que por su tipo de actividad puede verse inmersa la organización y analizar los recursos humanos y económicos con los que se cuenta y prever además las respuestas a cuatro apartados fundamentales:

a) Definir el objetivo que hay que lograr en cada caso.
b) Elaborar el mensaje que habrá que emitir en consecuencia.
c) Definir las audiencias y los canales de comunicación oportunos.
d) Preparar un plan de actuación. En este plan de actuación es menester no olvidar algunas reglas básicas como son:

-Contar con la máxima información sobre la empresa.
-Identificar todos los aspectos positivos con los que cuenta la empresa.
-Y definir aspectos menores pero importantes en cada caso de crisis.

Este plan de crisis tiene que poseer además tres normas fundamentales para que se convierta en eficaz:
-Todo plan debe ser comprobado y ensayado
-Debe actualizarse periódicamente.
-Debe incidir en el costo económico (cuanto se destina del presupuesto para el Plan de crisis)

Según Sam Black existe ciertas fases que se deben tomar en cuenta para elaborar un Plan de crisis y son:

a) Analizar las posibilidades de problemas.
Al considerar las propuestas para la elaboración de un plan de crisis y prepararse para entrenar al personal, es obviamente prudente llevar a cabo una cuidadosa valoración de los posibles problemas. Es necesario hacerlo para poder convencer a la dirección que las propuestas son necesarias y razonables. Después de este análisis puede hacerse una valoración escrita que debe ser aprobada formalmente por la dirección.

b) Preparar el plan.
Después que la dirección haya aprobado el análisis inicial y las propuestas, hay que pasar a la fase siguiente que es la de preparar un plan detallado que cubra todas las amenazas potenciales.

c) Selección del personal.
Dependiendo de la magnitud de la crisis que se prevea es necesario establecer una lista rotativa de hombres y mujeres que estarán disponibles si se llegase a presentar la situación.

d) Instalaciones de comunicación.
Se debe considerar seriamente el modo de solucionar las fuertes demandas de enlaces de comunicación durante una crisis. Dependiendo del tipo de situación los medios de comunicación cotidianos de la empresa podrían llegar a ser insuficientes.

e) Entrenamiento.
El personal seleccionado necesitará un entrenamiento para asegurar que están completamente equipados para atender las necesidades que podrían presentarse.

f) Práctica de ejercicios de simulación.
A intervalos irregulares y sin previo aviso. Estos ensayos pueden proporcionar información útil, incluso puede servir para cambiar algunos pronósticos.


Muchas empresas y organizaciones ante una crisis actúan como una tortuga, no por su lentitud, sino por que esconde su cabeza y extremidades dentro del caparazón y lo único que comentan ante la prensa es precisamente “sin comentarios”. Esta es la peor táctica, ya que en vez de disminuir la intensidad de la crisis la aumentará permitiendo la actuación de terceros que dan su opinión, sin importar que su argumentación se base en hechos reales o no.

Por muchos años el ejemplo clásico de un buen manejo de una crisis fue el caso ocurrido en 1982 cuando varios frascos de Tylenol, producido por Johnson & Johnson los cuales fueron contaminados con cianuro resultando en la muerte de siete personas. La rápida acción de la empresa y la accesibilidad de los medios a los principales ejecutivos de Johnson & Jonhson, permitió que la empresa saliera ilesa de tal percance.

Por lo tanto aconsejamos que toda empresa, y principalmente las compañías aéreas, implementen un plan de manejo de crisis que involucre a toda su estructura corporativa. Debemos señalar que estos cursos y las tarifas de los asesores en la materia no son algo que se consiga a precio de oferta en cualquier esquina. Las firmas de RR.PP. cobran altas tarifas por preparar a la empresa a enfrentar una contingencia de grandes proporciones, pero en realidad lo que se pague por ello al final representa una gota en vaso de agua, si toma en cuenta que se puede perder mucho más que lo invertido en el plan.

Las concepciones predominantes acerca de la imagen en la empresa

Imagen- icono

La concepción de imagen en este apartado nos menciona que es “una representación Icónica de un objeto', que se percibe por los sentidos.
Moles, señala que la imagen es "un soporte de la comunicación visual que materializa un fragmento del mundo perceptivo" o sea "lo que se ve" de una empresa o de una persona.
En el campo de la empresa esta noción se pone de manifiesto en el estudio de todo lo relacionado con los elementos de su identidad visual: el símbolo, el logotipo y la tipografía corporativa, los colores corporativos. También en la aplicación de la identidad visual a través del diseño gráfico, audiovisual, industrial, ambiental, arquitectónico. La imagen englobaría tanto el icono como a los contenidos simbólicos que de él se desprenden.
Así, Pedro Sempere define la imagen corporativa como el "el conjunto de los aspectos gráficos, señalíticos y sígnicos que dan comunicación de la identidad de la marca o de una compañía en todas sus manifestaciones". Y Joan Costa habla de imágenes materiales, y las opone a las imágenes mentales, basándose en la Teoría de la Imagen de A. Moles.

La imagen-icono es pues, una imagen material. En cuanto existe en el mundo físico de los objetos y es el resultado de la acción del artista o el diseñador. Los iconos darán lugar a la formación de un icono mental, que seria el recuerdo visual de esos iconos mentales. Pero ello no significa que exista una traducción mecánica del objeto, sino que, por el contrario, se produce una subjetivización del icono real. Esto es lo que Moles llamó el proceso de esquematización. El proceso de captación de la realidad por parte de los individuos se pondrían de manifiesto otros procesos diferentes: el de la percepción de los objetos a través de los sentidos, la selección de la información, la jerarquizaron y la integración de la misma en un todo. El resultado seria unos esquemas de realidad, representaciones simplificadas y abstractas de un objeto, y constituirían el icono mental.
Así pues, con todo este proceso el sujeto hace una valoración del objeto, le da forma, podríamos hablar de una doble construcción de la imagen mental de los iconos de una empresa:
a) Por una parte, la construcción que hace quien elabora la imagen material (El emisor).
b) Por otra parte, la construcción que hace quien mira la imagen material (el receptor), que hace una interpretación de la interpretación realizada por el diseñador.

Ventajas:

-Es otra forma de percibir la identidad de una organización. El logotipo, los colores corporativos o bien la tipografía dicen mucho de la empresa.
- “Una imagen vale mas que mil palabras”, eso quiere decir que no basta con un comportamiento corporativo o una identidad bien establecida, también se tiene que plasmar todos los aspectos de la organización en un símbolo apreciable para el público.

La imagen-actitud:

Esta concepción sostiene que la imagen es "una representación mental, concepto o idea" que tiene un público acerca de la empresa, marca o producto.
Así Joan Costa define la imagen como " la representación mental, en la memoria colectiva, de un estereotipo o conjunto significativo de atributos, capaces d influir en los comportamiento y modificarlos". Este autor tiene como referencia la teoría psicológica de la percepción de la Gestalt y el modelo de comunicación de Shannon y toma como punto de partida el concepto gestálftico de la percepción.
Para Marion, la imagen es "la construcción forjada por un grupo de individuos, los cuales comparten un proceso común de representación." Este autor se apoya en la psicología social cognitiva europea y tiene como base el concepto de representación social.
Enrico Cheli sostiene que la imagen es "aquella representación mental, cognitiva, afectiva y valorativa, que los individuos se forman del ente en sí mismo."
Cheli expone muy sucintamente el proceso de formación. La imagen se formaría en dos niveles: en un nivel subjetivo, por todas las experiencias más o menos directas que el sujeto ha tenido con la entidad, y en un nivel social, por toda la información indirecta de la entidad que circula a nivel interpersonal o de los medios de comunicación. Para éste autor hay una interacción entre cinco factores que dan lugar a la imagen:

- La historia de la empresa si se conoce.
- Lo que la organización a comunicado intencionalmente.
- Lo que la organización ha comunicado sin intensión.
- Lo que otras empresas han dicho o escrito sobre la empresa.
- Lo que dicen de la empresa aquellas personas con algún grado de influencia.

Características de la imagen-actitud.

Podemos señalar brevemente los componentes de la imagen-actitud:

a) El componente cognitivo: es como se percibe una organización. Son los pensamientos, creencias e ideas que tenemos sobre ella. Es el componente reflexivo.
b) El componente emocional: Son lo sentimientos que provoca una organización al ser percibida. Pueden ser emociones de simpatía, rechazo, etc. Es el componente irracional.
c) El componente Conductual: Es la predisposición a actuar de una manera determinada ante una organización.

A la vez, las características imagen-actitud serían las siguientes:

a) Tiene una dirección, es decir, las personas pueden tener una imagen favorable o desfavorable de la empresa.
b) tiene una intensidad, o sea, la dirección de la imagen corporativa puede ser más o menos positivo o más o menos negativa en los individuos.
c) Tiene una motivación, constituida por el interés/ intereses fundamentales que llevan a que los sujetos tengan una dirección y una intensidad determinada de la imagen de la organización.

Ventajas:

-El usuario puede adoptar actitudes en función de la imagen de una determinada empresa. De agradarle podría adoptar una conducta de apoyo hacia esa organización, tanto en adquisición de productos o en distintas áreas en la cual de desempeñe la misma.

TAREA:Cultura Corporativa(funciones y paradigmas)

CULTURA CORPORATIVA

La Cultura Corporativa o Cultura Organizacional corresponde al conjunto de valores, costumbres, hábitos y creencias existentes en una organización. No hablamos de valores, costumbres, hábitos y creencias positivos, algunos de los componentes pueden ser negativos en la realidad. De ahí que tenemos "culturas actuales" y "culturas ideales".

Como consultores, en ocasiones nos han solicitado "crear la cultura en una organización" ante una aparente ausencia de esta. Debemos indicar que todas las estructuras conformadas por humanos tiene su cultura; desde este punto de vista, las culturas no se crean, existen.

En otro enfoque, podríamos decir que las culturas se crean porque se van esculpiendo día a día, con las acciones de todos, dirigentes y dirigidos. Toda empresa tiene su propia cultura y es el recurso humano el que genera la cultura de una organización, con la permanente interacción entre líderes y colaboradores y actores externos: proveedores y clientes, influenciados por las políticas de la empresa, la cultura del macro-entorno, ciudad, región, país.

MISIÓN

La Misión es la razón de existir de una persona, equipo y empresa, con lo que le permite lograr rentabilidad. Qué es la organización: HOY. La Misión es el propósito central para el que se crea un ente.

VISIÓN

La Visión es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros esfuerzos y acciones. Es la brújula que nos guiará a líderes y colaboradores. Será aquello que nos permitirá que todas las cosas que hagamos, tengan sentido y coherencia. La organización en el FUTURO.

VALORES

Los Valores son principios considerados válidos ya sea que los tengamos o requerimos de ellos.

Los valores son los puntales que le brindan a las organizaciones, su fortaleza, su poder, fortalecen la Visión.

Cuando en tu organización decidan enunciarlos, trabaja con un mínimo de 5 y máximo de 7 Valores, una cantidad mayor no es recomendable, ya que pierden fuerza.

Funciones:
a)Construye la Identidad Corporativa.
b)Cohesiona internamente a la organización.
c)Favorece la implicación del personal en el proyecto institucional.
d)Determina poderosamente el clima interno.

Paradigmas Culturales:

1. La cultura del poder, propia de las organizaciones con un poder central muy fuerte, articuladas en redes de individuos clave, jerarquizados de acuerdo con la distancia al centro del poder; son organizaciones donde el equilibrio en la influencia es básico en la toma de decisiones, que actúan con rapidez y reaccionan eficazmente y suelen ser organizaciones orgullosas y fuertes en las que, además, el organigrama no representa el poder real.

2.La cultura de la función, es una cultura estereotipada como lo es la burocracia, con valores determinados por la lógica y la racionalidad, que operativamente se sustenta sobre la formalización de las funciones profesionales y en la que la descripción exacta de esas funciones es más importante que la personas que las ejecutan. La posición en el organigrama confiere el poder, y en las organizaciones con esta cultura es fácil predecir el futuro profesional ya que la estabilidad laboral es muy alta.

3.La cultura de la tarea, enfatiza el trabajo concreto, la tarea, y es una cultura muy transversal, en la que algunos de sus miembros pueden reunirse en grupos ad hoc para la realización de un proyecto y, cuando éste concluye, retornan a sus áreas de origen. Es una cultura de equipo, muy flexible, en la que sólo se reconoce la experiencia y el conocimiento como fuente de poder.

4.La cultura de la persona, es propia de organizaciones que carecen casi de estructura, o que su estructura es una suerte de constelación de profesionales muy cualificados en la que el individuo es el centro de todo. Es típica de empresas de consultoría, bufetes, etc.